Comment classer et assurer la sauvegarde de vos documents ?

Le professionnel du digital se doit d’être organisé dans le classement et dans la sauvegarde de ses documents. Outre l’enregistrement dans le disque dur de son ordinateur, il existe nombre de possibilités complémentaires à mettre en place pour faire face à une perte des données. Comment faire le bon choix et comment être sûr de retrouver facilement ses documents et ne plus les rechercher des heures durant ?

Pourquoi organiser le classement et la sauvegarde de ses fichiers ?

La réponse première est pour en garder une trace. Mais si nous entrons un peu plus en détail dans le raisonnement, organiser, classer et sauvegarder vos fichiers vous permet de :

  • répondre rapidement à une demande client qui a perdu un de vos dossiers ;
  • gagner du temps en recherche ;
  • vérifier que le travail a bien été fait.

L’organisation est donc ici un point crucial dès lors que vous vous lancez dans le monde de l’entreprise. Un entrepreneur mal organisé prend du retard, ne sait plus où donner de la tête et finit par ne plus donner satisfaction à ses clients par la remise régulièrement repoussée d’une commande. Vous former en organisation entrepreneuriale est ainsi une bonne option pour mener à bien la tâche qui vous attend.

Les 3 actions indispensables pour organiser, classer et sauvegarder

Avant que vos documents ne s’accumulent pour les classer, anticipez ! Donnez-vous un temps chaque semaine pour effectuer vos sessions de rangement, de sauvegarde et de classement si vous n’avez pu le faire au fur et à mesure au cours de la semaine précédente.

La sauvegarde de vos fichiers passe ainsi par 3 actions :

  • nommer ;
  • stocker ;
  • classer.

Ces 3 actions ne prennent que peu de temps si vous avez pris toutes les dispositions pour qu’elles soient rapides et efficaces.

Nommer ses fichiers

Nommer ses fichiers signifie leur donner un nom qui sera facilement reconnaissable. Pris dans le flot du travail, on a souvent tendance à donner un nom plus ou moins adapté, ce qui entraîne parfois des recherches compliquées.

Pour bien nommer vos fichiers, mettez une place une petite procédure dont vous ne dérogerez pas. Vous pouvez ainsi choisir de classer vos dossiers par date_nom du client_titre (20220201_dupont_liste01) ou nom du client_titre si vous ne désirez pas les classer par année.

Trouvez un système qui correspond à votre activité. Le plus simple, et surtout le plus efficace, étant d’intégrer le nom du client dans le nom de votre dossier. L’insertion de la date permet, quant à elle, de ne jamais avoir un nom de fichier dupliqué (ex. 20220201_dupont_liste/20220302_dupont_liste. Cette classification vous aide également de retrouver l’ensemble de vos données dans un ordre chronologique.

Stocker ses fichiers

La sauvegarde sur le disque dur de votre ordinateur est le premier réflexe. Avant de parler des différents moyens de stockage à notre disposition, vérifiez la place libre encore disponible de votre disque et mettez en place une sauvegarde automatique ou manuelle. Elle vous sera d’un grand secours en cas de dysfonctionnement.

Classer ses dossiers

Nous reprenons ici la bonne vieille organisation en rubriques, sous rubriques et sous-sous rubriques qui a fait ses preuves. Donnez un nom précis à chacune d’entre elles.

Petite astuce : si vous placez des chiffres en première position dans le nom de vos fichiers, pensez à toujours intégrer un 0 devant les 10 premiers. Exemple : 01_nom de fichier/02_nom de fichier. Le 0 permet de ne pas vous retrouver avec le fichier 11 en seconde position (classement automatique de votre ordinateur). 

Quel support de stockage et de sauvegarde choisir

Nous disposons aujourd’hui de différents supports de stockage et de sauvegarde faciles à mettre en place.

Sauvegarde sur disque dur uniquement

Optez, si votre ordinateur le permet, pour deux disques durs installés sur la carte-mère. Le premier est de préférence en SSD (électronique et donc ultra-rapide). Vous y installerez votre système d’exploitation et vos logiciels. Un second disque dur (en SSD ou en HDD qui est un disque dur mécanique) recevra, quant à lui, vos fichiers classés par rubrique (client, date, thème, etc.).

Prévoyez ensuite une sauvegarde supplémentaire au cas où votre PC rencontrerait un problème de fonctionnement important.

Stockage des fichiers sur disque dur externe

Vous êtes habitué à vous déplacer régulièrement ? Le disque dur externe peut être la solution idéale. Vous pouvez également vous en servir de seconde sauvegarde si vous stockez vos fichiers sur votre PC. Reprenez la même façon de classer entre votre PC et le disque externe pour ainsi retrouver facilement vos fichiers.

Choisissez un disque dur de 500 Go au minimum, sachant qu’un stockage de 1 To est malgré tout plus confortable. Vous avez le choix aujourd’hui entre un disque dur externe en SSD ultra rapide, mais plus cher, et un disque dur en HDD avec tête de lecture mécanique, plus lent, mais qui permet de stocker des fichiers très volumineux.

Classement et stockage sur clé USB

Devenue aujourd’hui le moyen le plus pratique pour transporter vos fichiers, la clé USB n’est pas un moyen de sauvegarde très efficace sur le long terme. Son but premier est de vous permettre de vous déplacer avec vos documents en les glissant simplement dans votre sac, pas de les héberger de façon pérenne. Évitez donc, si vous le pouvez, de stocker vos fichiers sur ce support.

Héberger ses sauvegardes en ligne

Le cloud est un moyen sécurisé de conserver vos données à l’abri. Vous pouvez faire le choix d’y déposer l’ensemble de vos fichiers (comme prendre un abonnement à la suite Office et de disposer, par la même occasion, d’un espace de stockage de 1 To compris dans le forfait). Une autre solution, qui mérite que l’on s’y intéresse, est de conserver vos données sur le disque dur de votre PC et de mettre en place une sauvegarde automatique vers votre hébergement cloud.

Vous pourrez ainsi retrouver vos fichiers facilement si vous êtes en déplacement, sans avoir obligation d’emporter avec vous une clé USB ou un disque dur externe.

Investir dans un NAS

Le NAS est un boîtier contenant plusieurs disques durs. Relié au réseau de votre domicile ou de votre entreprise, il met en sécurité l’ensemble de vos données. Il apparaît dans l’architecture réseau et peut donc recevoir, héberger, donner accès et envoyer vos fichiers. Il est très utile pour les fichiers volumineux (image, vidéos et son).

Le NAS présente l’avantage de :

  • donner un accès immédiat à l’ensemble de vos fichiers ;
  • héberger vos fichiers en dehors du disque dur de votre PC ;
  • réaliser une sauvegarde technique avec répartition des fichiers sur plusieurs disques durs, selon l’interface choisie.

Vous l’aurez compris, la question du classement, stockage et sauvegarde de vos fichiers est à vous poser dès que vous investissez dans un ordinateur pour une utilisation professionnelle.

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